Déclaration vie privée

Rail Facilities attache une importance particulière au respect de la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Nous mettons tout en œuvre pour recueillir et traiter vos données à caractère personnel conformément aux réglementations belges et européennes en la matière, dont le Règlement Général sur la Protection des Données (GDPR).

À quoi sommes-nous attentifs ?

Nous veillons toujours à ce que les données personnelles récoltées et traitées soient adéquates, exactes, pertinentes et non excessives par rapport aux finalités que nous poursuivons. Nous nous assurons d’agir en toute transparence, en respect des dispositions légales et de la confidentialité mais également d’utiliser un niveau de sécurité approprié. Nous vous garantissons, enfin, le respect de vos droits.

À qui cette déclaration vie privée est-elle destinée ?

Notre déclaration vie privée s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel réalisés par Rail Facilities. Elle s’applique à tous les visiteurs de notre site web, aux personnes pouvant bénéficier de nos avantages et services mais également aux visiteurs de nos locaux.

Qui est le Responsable du traitement de vos données ?

Rail Facilities, S.A.,
Rue de France 56-58, 1060 Saint-Gilles, Belgique
N° d’entreprise 0403.265.325 – n° FSMA 016261

Vous pouvez contacter le responsable du traitement via l’adresse mail railfacilities.info@hr-rail.be ou à l’adresse postale :
Rail Facilities 10-01
Rue de France 56-58
1060 Bruxelles

Quelles sont les données à caractère personnel traitées par Rail Facilities ?

Les données traitées sont regroupées au sein de plusieurs catégories :

• Données d’identification : qui permettent de vous identifier comme votre nom, votre prénom, votre numéro ou nom d’utilisateur, votre mot de passe…
• Données de contact : qui permettent de communiquer avec vous comme votre numéro de téléphone, votre adresse, votre adresse email…
• Données de connexion : les informations récoltées lors de l’utilisation du site web en vue de la sécurisation de cet outil en ligne ou de votre confort d’utilisation comme le nom d’utilisateur, l’adresse IP, la préférence linguistique…
• Données que vous fournissez via un formulaire en ligne ou par mail : comme lorsque vous commandez des avantages, lorsque vous demandez des renseignements pour un prêt ou une assurance, ou que vous effectuez une demande de prêt ou d’assurance.
• Données relatives à vos commandes : l’historique de vos achats.

Sur quelle base légale, vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Pour traiter vos données, nous nous reposons sur les bases légales suivantes :

• pour remplir une de nos obligations contractuelles ou pré-contractuelles ;
• pour remplir une de nos obligations légales ;
• pour poursuivre un intérêt légitime de Rail Facilities (toujours maintenu en équilibre avec vos propres intérêts) ;
• lorsque vous avez donné votre consentement.

Quelles sont les finalités pour lesquelles nous traitons vos données ?

• Remplir nos obligations contractuelles lors de l’achat d’avantages et vous fournir la prestation demandée.
• Répondre à nos obligations légales en tant qu’intermédiaire dans le cadre des assurances et des prêts.
• Envoyer des réponses aux questions que vous avez formulées.
• Promouvoir les avantages que nous vous offrons.
• Garantir un niveau de sécurité approprié notamment en ce qui concerne la détection d’activité malveillante ou non autorisée.

Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données sont conservées aussi longtemps :

• Que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont récoltées et traitées.
• Qu’elles sont pertinentes pour respecter nos obligations légales, contractuelles et juridiques, et pour satisfaire à nos activités commerciales et opérationnelles

Ces délais de conservation varieront donc :

• Nous conservons les données de profil jusqu’à ce que vous décidiez de supprimer celui-ci ou que vous ne fassiez plus partie des bénéficiaires potentiels de nos avantages et services.
• Si vous avez effectué des achats, nous conserverons vos données, y compris vos informations de profil, jusqu’à 7 ans après la clôture de votre dernière transaction.
• Les détails de vos demandes d’assurance, introduites par notre intermédiaire, sont conservés pendant 5 ans.

Qui a accès à vos données ?

Seul le personnel autorisé de Rail Facilities, dont les tâches sont directement liées à la gestion de votre profil et de vos demandes ou achats, ont accès à vos données.

Vos données sont-elles transmises à des tiers ?

Nous pouvons être amené à transmettre vos données à caractère personnel :

• Si c’est nécessaire à la fourniture des prestations de service concernées :
• En cas d’obligation légale
• Si vous nous avez donné expressément votre autorisation.

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel à des tiers et appliquons la réglementation européenne en ce qui concerne le transfert international de données à caractère personnel.

Au niveau de notre infrastructure informatique nous travaillons avec un sous-traitant. Celui-ci ne peut agir que moyennant les instructions qui lui sont communiquées par nous et ne peut utiliser vos données à ses propres fins. Ces principes sont actés dans une convention de traitement.

Le service de paiement en ligne, la compagnie d’assurances et l’organisme de prêt vont effectuer, le cas échéant, des traitements de vos données mais ils le font en tant que responsable de traitement. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la manière dont ils traitent vos données nous vous invitons à consulter, sur leurs sites web respectifs, leur engagement vie privée.

Que faisons-nous pour protéger vos données ?

Rail Facilities a mis en place un ensemble de mesures afin d’assurer la protection des données à caractère personnel comme entre autres :

• La sensibilisation du personnel au respect de son engagement contractuel de confidentialité.
• La sécurisation au niveau de l’accès physique.
• La sécurisation au niveau du matériel
• La gestion des accès
• La continuité du service assurée via des moyens de sauvegarde redondants.

Quels sont vos droits et que devez-vous faire pour les exercer ?

Droit d’accès

Vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel dont nous disposons à votre sujet. Nous vous fournirons les informations demandées dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de 2 mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Nous vous informerons alors de cette prolongation dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. En cas de demandes répétitives, nous nous réservons le droit de demander le paiement de frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs.

Droit de rectification

Si vous constatez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander à les corriger ou les compléter. Votre demande doit clairement indiquer les données à modifier ou compléter.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. Vous devrez communiquer clairement le motif de votre demande. Ce droit à l’effacement des données n’est pas un droit absolu et ne s’applique pas lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou contractuelle.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données dans les cas suivants :

• Vous contestez l’exactitude de vos données et nous avons besoin de temps pour vérifier l’exactitude de vos données à caractère personnel ;
• Le traitement est illicite et vous ne demandez pas l’effacement de vos données à caractère personnel mais une limitation de leur utilisation ;

Vous devrez communiquer clairement le motif de votre demande.

Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel traitées par Rail Facilities dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ceci ne concerne que les données dont le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et pour autant que le traitement soit effectué à l’aide de procédés automatisés. Vous devrez communiquer clairement le motif de votre demande. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons motivées tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel mais uniquement si ce traitement trouve son fondement légal dans l’intérêt légitime de Rail Facilities. Il n’y a pas de droit d’opposition pour les données traitées en vertu d’un contrat ou d’obligations légales. Vous devrez communiquer clairement le motif de votre demande.

Comment introduire une demande ?

Pour introduire une des demande ci-dessus, il suffit d’envoyer, en justifiant de votre identité, un courrier adressé à Rail Facilities, 10.04 HR.003 Information Security & Data Protection Office, rue de France 85, 1060 Bruxelles ou un email à l’adresse email dataprotection@hr-rail.be. N’oubliez pas d’indiquer les informations demandées en fonction du type de demande.

Droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès de l’autorité de contrôle si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel, par Rail Facilities, constitue une violation du GDPR. Site de l’Autorité de protection des données : www.autoriteprotectiondonnees.be.

Données de contact du délégué à la protection des données chez Rail facilities

Vos questions ou demandes peuvent lui être adressées :

• par mail à l’adresse "dataprotection@hr-rail.be";
• par courrier à l’adresse postale suivante :
  Rail Facilities
  10.04 HR.003 Information Security & Data Protection Office
  Rue de France 85, 1060 Bruxelles

Disclaimer :

Rail Facilities ne garantit pas un respect équivalent des dispositions relatives à la protection de la vie privée sur les sites web vers lesquels un lien est établi au départ de ce site.